Экспресс-метод диагностики бизнес-процессов компании
Автором настоящей статьи предлагается рассмотреть новый (и на взгляд автора пока единственный) экспресс метод оценки бизнес-процессов. По своей сути данный метод принципиально изменяет подход к анализу и диагностике бизнес-процессов, переходя от неконкретных качественных методов оценки и сложно структурированных математических методов моделирования и анализа к быстрому и доступному методу факторной оценки исследуемых бизнес-процессов.
Большинство авторов, изучающих феномен реинжиниринга бизнес-процессов и около существующих методов преобразования процессов, склонны применять в анализе процессов качественные методы оценки бизнес-процессов, либо достаточно трудные для понимания даже бизнес аналитика математические методы и модели. Такая ситуация обусловлена скорее всего недопониманием сущности бизнес-процессов и методов их преобразований. Однако нет желания в данной статье рассматривать проблематику расхождений в понимании теории процессного управления и методов преобразования вышеупомянутых процессов. Автор предлагает окунуться в познание метода, который (несомненно уже был апробирован на ряде проектов, осуществленных самим автором) позволит бизнес аналитикам оперативно оценить состояние исследуемых бизнес-процессов и дать комплексное заключение топ-менеджменту компаний о необходимых мероприятиях для совершенствования недостатков процессов.
В основу анализа управления следует заложить принципы и методы анализа бизнес-процессов. В аналитике бизнес-процессов широко используются такие методы, как:
- Моделирование (методы SADT (Structured Analysis & Design Techniques — Структурный анализ и технологии проектирования моделей), Объектно-ориентированное моделирование и т.д.);
- Попроцессный анализ стоимости бизнес-процессов (метод ФСА — функционально-стоимостного анализа и т.д.);
- Анализ ключевых показателей.
Для оценки эффективности применения реинжинирингового подхода в основную формулу эффективности, приведенную выше, следует подставить значения, полученные из расчетов коэффициентов — показателей бизнес-процессов. В целях конкретизации метода следует заметить, что оцениваемые ниже коэффициенты, показывающие эффективность бизнес-процесса (и можно утверждать, что и управления организацией в целом) применимы в большей степени к моделированию процессов, используя методику SADT.
К количественным показателям бизнес-процессов следует отнести:
1. Сложность — определяется, как отношение количества уровней декомпозиции модели процессов к сумме экземпляров процессов. Данный показатель демонстрирует отношение уровней модели бизнес-процессов к количеству экземпляров процессов.1 Показатель сложности определяет, насколько сложна иерархическая структура бизнес-процессов.
2. Процессность — определяется как отношение количества «разрывов» (отсутствие причинно-следственной связи между экземплярами бизнес-процесса) в бизнес-процессах к сумме классов процессов2. Данный показатель характеризует бизнес-процесс как процессный либо проблемный (сущностный — разработанный, отталкиваясь от сущностных элементов (единицы оргструктуры и т.д.)). В случае, когда значение коэффициента указывает на процессный характер модели — это означает, что все экземпляры модели связаны между собой причинно-следственной связью и горизонтально интегрированы.
3. Контролируемость — определяется, как отношение количества классов бизнес-процесса к количеству собственников процесса (СП). Характеризует эффективность управления СП принадлежащими и управляемыми ими бизнес-процессами.
4. Ресурсоемкость — определяется как отношение количества используемых ресурсов к количеству «выходов» (результатов экземпляров процессов) бизнес-процессов. Показатель ресурсоемкости демонстрирует, насколько эффективно используются ресурсы в конкретном бизнес-процессе. Отношение количества ресурсов к сумме имеющихся результатов в классах бизнес-процессов показывает эффективное или обратное использование ресурсов.
5. Регулируемость — определяется, как отношение количества имеющихся регламентной документации к количеству классов бизнес-процессов. Такой показатель говорит об уровне регламентации анализируемых бизнес-процессов. Показатель регулируемости характеризует исследуемый бизнес-процесс как регулируемый или нерегулируемый нормативными регламентами.
В таблице показаны указанные выше показатели с демонстрацией их расчетов и нормативными значениями коэффициентов.
Таблица 1. «Показатели эффективности бизнес-процесса, их расчет и значения»
Показатели эффективности бизнес-процессов |
Вид коэффициента |
Формулы рассчета коэффициентов |
Значение коэффициента |
Сложность |
kсл |
kсл=ΣПур/ΣПэкз |
kсл≤0,66 |
Процессность |
kпр |
kпр=ΣПраз/ΣПкп |
kпр<1 |
Контролируемость |
kотв |
kотв=СП/ΣПкп |
kотв=1 |
Ресурсоемкость |
kр |
kр=Р/ΣПвых |
kр<1 |
Регулируемость |
kрег |
kрег=ΣПрег/ΣПкп |
kрег≥1 |
Сумма показателей бизнес-процессов должна соответствовать следующему нормативу: 1≤Σk1>2,86
При значении суммы коэффициентов равной или более 1 можно полагать, что анализируемый бизнес-процесс эффективен. При значении суммы коэффициентов больше 2,8 налицо не эффективная модель бизнес-процесса.
В следующей таблице продемонстрированы характеристики показателей в зависимости от значения суммы коэффициентов.
Таблица 2. «Характеристика показателей эффективности бизнес-процессов»
Показатели эффективности бизнес-процессов |
Σk1≥1 |
Σk1>2,86 |
Сложность |
Если значение kсл≤0,01, то в этом случае бизнес-процесс считается сложным |
Если значение kсл≥0,66, то в этом случае бизнес-процесс считается несложным. |
Процессность |
При минимальном значении kпр (0,5) модель бизнес-процессов следует считать процессной |
При максимальном допустимом значении kпр (0,99) модель бизнес-процессов следует считать не процессной, а проблемной (число «разрывов» в классах бизнес-процесса превышает допустимую норму) |
Контролируемость |
В случае, когда сумма Собственников процессов равна сумме классов бизнес-процессов (kотв=1) — процесс контролируемый. В данном случае kотв<1, что характеризуется пониженной контролируемостью процесса |
В этом случае, сумма Собственников процессов равна сумме классов бизнес-процессов (kотв=1) — процесс контролируемый. |
Ресурсоемкость |
Чем ниже значение коэффициента, тем выше значение эффективности использования ресурсов в бизнес-процессе. В данном случае — ресурсоемкость низкая. |
Чем ниже значение коэффициента, тем выше значение эффективности использования ресурсов в бизнес-процессе. В данном случае — ресурсоемкость высокая (kр=1) |
Регулируемость |
В данном варианте представлен низкий показатель регулируемости бизнес-процесса — kрег<1 |
В данном варианте представлен высокий показатель регулируемости бизнес-процесса — kрег=1 |
Для практического использования описанных выше показателей в настоящем разделе будут даны два варианта примеров бизнес-процессов, в которых фигурируют данные коэффициенты. Именно они будут подвергнуты анализу на предмет выявления эффективности по пяти указанным выше показателям.
Диагностика модели бизнес-процесса.
Данный пример процесса соответствует деятельности производственно-торговой компании ООО «Восток Трейд Импекс». Основная деятельность — производство бакалейной продукции (соусы, кетчупы и т.д.) и дистрибьюция произведенной продукции на территории Российской Федерации и стран СНГ.
Бизнес-процессы рассматриваемой компании можно разделить на две основные группы:
- Производственные бизнес-процессы;
- Коммерческо-сбытовые бизнес-процессы.
Для предоставления возможности произвести расчет по пяти показателям была разработана группой специалистов аналитического отдела модели двух групп бизнес-процессов. Данные модели были разработаны с использованием методологии SADT, с применением стандартов моделирования IDEF и DFD. В рассматриваемом примере использованная методология наиболее удобно сочетается с применяемыми в расчете эффективности пятью показателями. Почему так считается?
Во-первых, методология структурного анализа и проектирования бизнес-процессов обладает главным признаком — иерархическая структура моделирования. В данном примере анализ эффективности учитывает показатель глубины иерархии модели процессов.
Во-вторых, использованная методология моделирования обладает такими обособленными, выделенными элементами, как ресурс и управляющее воздействие. Таким образом, при анализе диаграммы процессов не возникает труда установить существование, а затем количество данных элементов процесса. Особенно это важно для расчета эффективности бизнес-процессов, так как два показателя используют количественное значение таких элементов модели процессов, как ресурсы и управленческое воздействие.
В-третьих, одними из основных элементов моделирования выступают собственники процессов (СП). СП могут ответить на вопрос об эффективности подведомственного им класса бизнес-процесса. Таким образом, СП в дальнейшем смогут выступить в качестве экспертов, когда будут представлены результаты расчетов пяти показателей.
До проведения расчетов по пяти показателям следует обратить внимание на таблицу, демонстрирующую характеристики вариантов значений, выявляемых в результате расчетов.
Таблица 3. Значения параметров бизнес-процесса
Параметр бизнес-процесса |
Количественное значение |
Количество уровней бизнес-процессов |
|
Количество экземпляров бизнес-процессов |
|
Количество разрывов процессов в экземплярах бизнес-процессов |
|
Количество классов бизнес-процессов |
|
Число собственников бизнес-процессов |
|
Количество использованных ресурсов в бизнес-процессе |
|
Количество «выходов» в экземплярах бизнес-процессов |
|
Количество регламентирующей нормативной документации |
|
Разработанная модель бизнес-процессов производственно-торговой компании состояла из количества параметров отраженных в таблице значений параметров.
На следующем этапе следует произвести визуальный анализ диаграмм модели бизнес-процессов на предмет выявления требуемых количественных значений для дальнейшей подстановки их в таблицу значений параметров.
В первом варианте были выявлены и занесены в таблицу следующие количественные значения искомых параметров.
Таблица 4. Значения параметров модели бизнес-процессов
Производственно-торговая компания |
|
Параметр бизнес-процессов |
Количественное значение |
Количество уровней бизнес-процессов |
8 |
Количество экземпляров бизнес-процессов |
250 |
Количество разрывов процессов в экземплярах бизнес-процессов |
21 |
Количество классов бизнес-процессов |
50 |
Число собственников бизнес-процессов |
12 |
Количество использованных ресурсов в бизнес-процессе |
140 |
Количество «выходов» в экземплярах бизнес-процессов |
500 |
Количество регламентирующей нормативной документации |
40 |
На третьем этапе полученные значения должны быть использованы для расчетов коэффициентов показателей эффективности бизнес-процессов. Для расчета полученных значений будут использованы формулы, представленные в основной таблице показателей эффективности.
Таблица 5. Показатели эффективности бизнес-процессов
Показатели эффективности бизнес-процессов |
Вид коэффициента |
Формулы рассчета коэффициентов |
Нормативное значение коэффициента |
Полученное значение коэффициента |
Сложность |
kсл |
kсл=ΣПур/ΣПэкз |
kсл≤0,66 |
0,03 |
Процессность |
kпр |
kпр=ΣПраз/ΣПкп |
kпр<1 |
0,4 |
Контролируемость |
kотв |
kотв=СП/ΣПкп |
kотв=1 |
0,2 |
Ресурсоемкость |
kр |
kр=Р/ΣПвых |
kр<1 |
0,3 |
Регулируемость |
kрег |
kрег=ΣПрег/ΣПкп |
kрег≥1 |
0,8 |
На четвертом этапе анализа эффективности процессов следует «расшифровать» полученные значения коэффициентов, на предмет выявления характеристик пяти показателей. Однако до этого следует найти сумму всех полученных значений коэффициентов для определения, к какой из двух групп характеристик показателей эффективности бизнес-процессов относится изучаемый пример процесса. В рассматриваемом случае сумма всех коэффициентов равна 1,8, что относит результаты коэффициентов показателей к первой группе характеристик значений.
Таблица 6. Характеристика показателей эффективности
Показатели эффективности бизнес-процессов |
Σk1≥1
|
Сложность |
Если значение kсл=0,03, то в этом случае бизнес-процесс считается сложным
|
Процессность |
При минимальном значении kпр (0,5) модель бизнес-процессов следует считать процессной. В рассматриваемом примере значение коэффициента равно 0,4 — модель бизнес-процессов считается процессной.
|
Контролируемость |
В случае, когда сумма Собственников процессов равна сумме классов бизнес-процессов (kотв=1) — процесс контролируемый. В данном случае kотв<1 (0,2), что характеризуется пониженной контролируемостью процесса
|
Ресурсоемкость |
Чем ниже значение коэффициента, тем выше значение эффективности использования ресурсов в бизнес-процессе. В данном случае — ресурсоемкость низкая, что характеризуется, как эффективное использование ресурсов (0,3).
|
Регулируемость |
В данном варианте представлен средний показатель регулируемости бизнес-процесса — kрег<1 (0,8). Это говорит о недостаточности регламентации бизнес-процесса.
|
На последнем этапе анализа следует подвести итог, обобщив характеристики показателей, предоставить заключение о состоянии исследуемых бизнес-процессов — является ли он эффективным либо не является таковым.
В первом примере бизнес-процессов следует сделать выводы о том, что исследованный бизнес-процесс является в большей мере эффективным. Такой вывод следует из следующей подоплеки:
Анализируемый процесс является сложным и отвечает требованиям процессной модели. Что характерно для большинства сложных бизнес-процессов, обладает пониженной степенью контролируемости со стороны СП. Но это нивелируется эффективностью использования ресурсов и средним уровнем регламентации процессов. Таким образом, следует сделать вывод об эффективности исследованного процесса.
1 Экземпляр процесса — единица бизнес-процесса, входящая в класс бизнес-процесса. В методологии SADT экземпляром принято считать «действие» (activity).
2 Класс бизнес-процесса — объединяет экземпляры бизнес-процессов на одной диаграмме модели (SADT).